Rechnungen digital verarbeiten (ZUGFerD)
Thorsten Moortz
01. April 2019
ZUGFerD ist dazu da, um das Einlesen und Verarbeiten von z.B. Rechnungen mit Hilfe von Dateien zu automatisieren. Wir zeigen Dir als Einsteiger und auch als Nutzer des digitalen Rechnungsaustausches welchen Nutzen Du davon haben kannst und wohin die Reise geht.
So funktioniert der elektronische Austausch
Bei ZUGFerD wird eine, am Rechner anzeigbare PDF-Datei mit einem vom Computer lesbaren Datensatz kombiniert. Das können also alle bisher im Austausch in Papierform erstellen Dokumente sein wie Bestellungen, Lieferscheine, Frachtpapiere und Rechnungen. Zur Zeit werden seitens des Großhandels zumeist der Rechnungsversand bereits als E-Rechnung angeboten.
Mit der passenden Handwerkersoftware oder einem Buchhaltungsprogramm z.B. von der DATEV kann dann die Datei nicht nur angezeigt, sondern die in der Datei enthaltenen Daten automatisch ausgelesen werden. Neben den Informationen über den Kreditor, also dem Lieferanten oder Großhändler, werden auch die Informationen über die Rechnungssumme, Artikel, Preise usw. mitgesendet.
Die Idee dahinter ist einfach: Wenn Daten schon einmal auf der Absenderseite digital erzeugt wurden, weshalb sollte man sie dann auf der Empfängerseite noch einmal analog erfassen müssen?
Im einfachsten Fall empfängst Du eine eMail mit einem PDF-Dokument, kopierst das PDF in Deine Buchhaltungssoftware und automatisch werden alle für einen Buchungssatz relevanten Informationen ausgelesen. Jetzt kannst Du die notwendige Buchung automatisieren und dem Programm mitteilen, was passieren soll, wenn eine Rechnung von diesem Lieferanten eingeht. Der letzte Punkt ist gerade dann spannend, wenn Deine Software schlau programmiert wurde. Sie kann dann nämlich nicht nur gleich einen Buchungssatz bilden, sie könnte zum Beispiel folgendes tun:
Rechnung geht ein – Rechnung mit der Bestellung prüfen – wenn die Rechnung und die Bestellung übereinstimmen, dann Zahlung anweisen... ach ja: Und dann natürlich automatisch archivieren, ohne überhaupt einen Zettel ausgedruckt oder abgeheftet zu haben.
Da jetzt die Daten digital vorliegen, kann es auch noch weiter gehen: Wenn Du bei der Bestellung ein Projekt oder eine Kommissionsnummer mit angibst, kann schlaue Software die Rechnung dem Projekt zuordnen und es kann eine Ausgangsrechnung an Deinen Endkunden vorbereitet werden. Bei der Rechnungsvorbereitung können die Artikelpreise aus der Rechnung übernommen und mit einem Aufschlag weiter berechnet werden.
Im besten Fall unterstützt Dein Lieferant, bei dem Du regelmäßig bestellst, die Abholung der Dateien aus einem z.B. FTP-Verzeichnis. Dann sparst Du Dir auch noch den Umweg über den Empfang einer Mail und der Übergabe an Deine Software. Die Daten werden automatisch abgeholt und in Deiner EDV gespeichert. Magisch.
Das solltest Du tun:
Kläre mit Deinem Steuerberater und Deinem Softwarehaus, wie die effizienteste Verarbeitung von ZUGFerD Dokumenten laufen kann. Dann frage alle Deine Lieferanten an, ob und wie sie den Austausch unterstützen.
Es gibt jemanden, der hat möglicherweise kein Interesse daran, dass Deine Prozesse besser laufen
Lasse Dich nicht abwimmeln! Es gibt Steuerberater, die wollen nicht, dass Du die Automatisierung durchführst. Das ist schäbig, denn sie wollen verhindern, dass Du Buchhaltungskosten sparst. Wenn der Steuerberater DATEV nutzt, dann ist er in der Lage, ZUGFerD kompatible Dateien zu verarbeiten!
Weshalb es immer noch Händler gibt, die ZUGFerD nicht einsetzen oder den automatischen Abruf nicht unterstützen, ist mir völlig schleierhaft. Schließlich spart dieser Prozess nicht nur bei Dir bis zu 8 Euro Prozesskosten pro Rechnung - bei ihm schließlich auch!
Die Vorteile auf einen Blick:
- Dein Einstieg in digitalisierte Arbeitsprozesse
- schnellere bzw. vollautomatisierte Rechnungsprüfung
- kein bzw. kaum noch Papier
- Keine Fehler bei der Eingabe in der Buchhaltung
- Archivierung entsprechend der gesetzlichen Vorgaben
- automatisierte Buchungsvorbereitung (senkt enorm die Buchhaltungskosten)
Lesenswert:
Gut zusammengefasster Artikel in der SBZ:
Informationen der DATEV
https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/datev-im-web/datev-von-a-z/elektronische-rechnungen/
Foto:
Helloquence