Fotos bei Kunden aufnehmen: so ist es möglich

Sinn und Zweck der DSGVO ist es, personenbezogene Daten vor der ungewollten Nutzung zu schützen. Das ist gut so und wir sollten aufhören darüber zu diskutieren, ob das uns Spaß macht oder nicht. Ich sehe es wie die Unfallverhütungsmaßnahmen und die damit verbundene Gefährdungsbeurteilung: Macht keinen Spaß, ist aber notwendig und sinnvoll.

Im heutigen Hörbuchbeitrag (Podcast) und Blogartikel zeige ich Dir, wie Du Bilder und Videos von Handwerksprojekten vor, während und nach der Fertigstellung bei Deinem Kunden anfertigen kannst - und das ohne viel Aufwand oder zu viel Rechts-BlaBla. Das betrifft natürlich auch die Fotos, die Deine Mitarbeiter, Techniker und Monteure und auch Subunternehmer anfertigen.

Die Vorlagen, Formulare und Beispiele darfst Du gerne für Dich anpassen. Beachte aber bitte die Hinweise am Schluss des Beitrags. 

Die gute Nachricht

Es hat sich nach der Inkraftsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Bezug auf das Fotografieren von Deinen Handwerksleistungen vor, während oder nach der Erbringung Deiner Handwerksleistung kaum etwas geändert. Du darfst und solltest auch weiterhin …. NICHTS FOTOGRAFIEREN ohne die Einwilligung der Eigentümer.

Mit der DSGVO hat sich deutlich etwas für die Anfertigung von Fotos geändert, auf denen Personen erkennbar abgebildet sind. Das ist aber heute nicht unser Thema. Wen das Thema interessiert, der kann gleich bis zum Ende des Beitrages vorspulen.

Wir kümmern uns heute um die Anfertigung von Fotos im Rahmen der

• Bestandsaufnahme
  
• 
Baudokumentation

  
• Anfertigung von Referenzbildern

  

Generelles zum Fotografieren 

Bevor Du anfängst, bei einem Kunden in seiner Wohnung oder von seinem Haus Fotos zu machen, gebietet es nicht nur die Rechtslage, sondern die Höflichkeit, den Kunden darüber zu informieren zu welchem Zweck Du die Fotos machst und wie Du die Bilder verwenden wirst. Das ist weniger kompliziert, als es sich vielleicht anhört.

Praxisempfehlung Einwilligung Fotoaufnahmen bei der Bestandsaufnahme

Beim Ersttermin und der Besichtigung fragst Du, bevor Du Dein Handy oder Deine Kamera raus holst z.B. „Damit ich bei der Angebotserstellung im Büro mir Ihre Aufgabenstellung noch einmal genau anschauen kann, mache ich ein paar Fotos. Diese werde ich natürlich nur für diesen Zweck verwenden und nicht veröffentlichen. Ist das OK?“. Fertig. Wenn Du (was Du ja immer solltest) einen Planungsauftrag vom Kunden unterschreiben lässt, dann ist ein zusätzlicher Hinweis auf diesem Planungsauftrag sicherlich sinnvoll. * Zu diesem Punkt gab es einen spannenden Hinweis nach der Veröffentlichung von Michael Heil. Den Kommentar liest Du weiter unten. 

Beispiel-Text:

Ergänzung zum Planungsauftrag
Einwilligung zur Erhebung und Verwendung Ihrer persönlichen Daten.

Während der Erstbegutachtung Ihres Projektes wurden von mir Daten aufgenommen und Fotos bzw. Videos angefertigt. Diese Informationen verwende ich für die Erstellung Ihres Angebotes. Wenn es nicht zu einem Auftrag kommt, lösche ich die angefertigten Bilder und Informationen sofort. Wenn es zu einem Auftrag kommt, verwende ich die Bilder bis zur vollständigen Auftragsabwicklung für die Einweisung z.B. meiner Mitarbeiter oder der beauftragten Subunternehmer. Sie haben jederzeit das Recht, die Löschung bei uns zu verlangen. In keinem Fall werden wir die Daten öffentlich machen z.B. auf Internetseiten. Selbstverständlich schützen wir im Rahmen unserer Datenschutzmaßnahmen Ihre Daten vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung durch Dritte.

Bitte erklären Sie Ihr Einverständnis zur Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten und den Auftrag zur Anfertigung einer Planung/Angebot mit Ihrer Unterschrift:

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Name, Vorname

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Ort/Datum/Unterschrift

In meinem Rechtsverständnis hast Du sogar jetzt mehr gemacht, als unbedingt zwingend nach DSGVO notwendig. Ich argumentiere in diesem Punkt mit der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nach Artikel 6 (1) b) , in dem die DSGVO (https://dsgvo-gesetz.de/art-6-dsgvo/) explizit die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung darlegt: „Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;“. Kurzum: Du erfasst die (personenbezogenen Daten) im Rahmen der vorvertraglichen Maßnahme, also der Erstellung eines Angebotes. Diesen Standpunkt betrachten merkwürdigerweise die allerwenigsten Kommentare in der derzeitigen Diskussion. Es gibt hierzu natürlich auch gegensätzliche Standpunkte und das bleibt auch so lange so, so lange keine Rechtsurteile zu genau diesem Thema vorliegen.

Praxisempfehlung Aufnahmen während der Bauphase - Ergänzung Angebot.

In dem Dokument, welches Du für die Auftragsannahme durch den Kunden verwendest, empfehle ich einen Absatz mit der Erklärung Deiner Datenverarbeitung aufzunehmen. Aber.. hey.. verkaufe das Ganze doch positiv und stelle es nicht als Bedrohung dar. Schließlich machst Du die Aufnahmen zum Vorteil und nicht zum Schaden Deiner Kunden.

Beispiel-Text:

Dokumentation der Bauleistung und Datenverarbeitung

Wir arbeiten sauber, zuverlässig und mit modernen Kommunikationsmitteln. Wir dokumentieren im Verlauf der Baumaßnahmen anhand von Fotos und Videos die Durchführung. Bilder, die auch für Sie und Ihre Bauakte relevant sind, stellen wir Ihnen gerne elektronisch zur Verfügung.

Selbstverständlich schützen wir im Rahmen unserer Datenschutzmaßnahmen Ihre Daten vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung durch Dritte und geben sie nur an diejenigen Personen weiter, die mit der Ausführung von Leistungen betraut sind. Eine darüber hinaus gehende Veröffentlichung ist nicht vorgesehen. Sie haben jederzeit das Recht, eine Löschung der Daten vornehmen zu lassen, sofern nicht eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist z.B. bei Rechnungen dagegen spricht.

Bitte bestätigen Sie uns mit Ihrer Unterschrift, dass wir diese Bilder anfertigen, speichern und verarbeiten dürfen.

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Name, Vorname

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Ort/Datum/Unterschrift

Dieser Absatz sollte noch einmal mit einer Unterschrift vom Kunden versehen werden (also mindestens zwei Unterschriften: eine für die Annahme des Angebotes, eine für die Einwilligung.

Praxisempfehlung Aufnahmen nach der Bauphase – Referenzbilder

Seit gut zehn Jahren empfehle ich aktiv Aufnahmen von durchgeführten Handwerksleistungen anzufertigen. Sie sind der beste Beweis für Deine Leistungsfähigkeit, sie sind authentisch und nicht gekünzelt. Bereits mit einem aktuellen (hochwertigen) iPhone oder Samsung Smartphone lassen sich herausragende Bilder anfertigen. 

Gute Fotos überzeugen Kunden eher, Dir die Freigabe zu geben

Wenn Du bereits ein paar gute Fotos von anderen Kunden hast - zeige sie unbedingt deinem Kunden. Es ist ein einfaches Prinzip: "Was Andere schon gemacht haben, kann ja nicht so schädlich sein" und "Wow, das sieht aber toll aus - Die Fotos bekomme ich doch hinterher auch, oder?" 

Damit Du gute Fotos bekommst, kannst Du einen Fotografen beauftragen. Ich empfehle aber, selbst die Fotos zu machen. Das ist einfacher, als Du denkst. Hier mal ein Beispiel, wie das aussehen kann (Photos aufgenommen mit dem iPhone X) 

Workshopempfehlung, wenn Du selbst fotografieren willst:

Für die Fotografie mit dem iPhone biete ich Workshops an. Bei Interesse, schicke mir einfach eine kurze Nachricht. 

Wenn es um die perfekte und doch einfache Fotografie von z.B. Bädern geht, empfehle ich den Kollegen Christian Wadsack, der regelmäßig Tagesseminare zum Thema "Architekturfotografie – Grundlagen, Bildbearbeitung, Umgang mit Licht" anbietet.

Freigabeerklärung nicht übertreiben

Die Freigabe von Fotos kann man erheblich übertreiben. Freilich kann man sich rechtlich so absichern, dass kein Kunde jemals die Löschung angefertigten Bilder fordern kann. Aber mal Hand auf’s Herz: Willst Du Dich mit Kunden anlegen und das Risiko schlechter Mund-zu-Mund Propaganda eingehen? Eben! Deshalb hier meine Empfehlung:

Beispiel-Text:

Zustimmungserklärung zur Veröffentlichung von Fotos zu Referenzzwecken.

Vielen Dank für das Vertrauen in uns als Ihr Handwerksunternehmen. Wir haben die Arbeiten abgeschlossen und hoffen, dass Sie genau so stolz auf das Werk sind wie wir. Ihr Projekt ist für uns eine herausragende Referenz. Deshalb bitten wir Sie heute darum, dass wir ein paar Bilder von der ausgeführten Arbeit anfertigen und in unsere Referenzliste aufnehmen dürfen.

Wir versprechen Ihnen:

• Wir zeigen Ihnen vor der Veröffentlichung alle dafür vorgesehene Bilder.
  
• Sie haben jederzeit auch nach der Veröffentlichung das Recht, Ihre Zustimmung nachträglich zurückzuziehen. Wir löschen dann die Bilder, sofern dies technisch möglich ist, sofort.
  
• Wir veröffentlichen die Bilder immer ohne Angaben zu Ihrer Person oder Adresse.
  
• Wir unternehmen alles, um uns und Sie vor unerlaubtem Herunterladen und Weiterverbreiten der Bilder zu schützen.
  
• Wir werden die Rechte an den in das Internet eingestellten Fotos nicht an Dritte veräußert, abgetreten usw.
  

Die Veröffentlichung erfolgt im Internet immer nur auf Seiten, die für die Präsentation von Referenzen geeignet sind (z.B. Homepage, Expertenplattformen, soziale Netzwerke) und auf Druckerzeugnissen.

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Handwerksunternehmen, Ansprechpartner

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Ort/Datum/Unterschrift

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Aufnahmedatum, Adresse

Mit Ihrer Unterschrift erklären Sie, dass Sie damit einverstanden sind, dass die von der ausgeführten Handwerksleistung angefertigten Fotos ohne Entgelt verwertet werden dürfen.

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Name, Vorname

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Ort/Datum/Unterschrift

Die Hintertürchen und Anwendungshinweise

Klingt doch ganz freundlich, oder? Nun. Der Text hat es in sich und Juristen würden vermutlich im Dreieck springen. Es sind ein paar Hintertürchen eingebaut, über die ich im Podcast spreche. Auf jeden Fall empfehle ich immer vor der Veröffentlichung die dafür vorgesehenen Bilder nach der Sichtung an den Kunden z.B. per Mail zu schicken und um eine Freigabe zu bitten.

Was ist bei der Aufnahme von Personen zu beachten?

Wer mehr zum Thema „Fotos, auf denen Menschen zu sehen sind“ wissen will, dem empfehle ich den Blogbeitrag von Lars Riek https://www.ipcl-rieck.com/allgemein/wissen-zur-dsgvo-7-tipps-fuer-fotografen.html und die geführte Podcastdiskussion auf dem Podcast Rechtsbelehrung https://rechtsbelehrung.com/dsgvo-einschraenkungen-fuer-fotografen-rechtsbelehrung-folge-56-jura-podcast/

Weshalb erlaube ich mir, hier Empfehlungen zu geben?

Bedingt durch das Fotostudio, welches ich in Hamburg mit meiner Frau bis zu unserem Umzug betrieben habe, habe ich mich mit dem Thema Recht im Bereich der Fotografie schon viele Jahre beschäftigt. Zudem berate ich Unternehmer dabei, wie sie ihre Sichtbarkeit im Internet verbessern. Dafür brauchen wir Fotos, die rechtssicher sind. Ich habe also schon einiges an Wissen angesammelt, weise dennoch darauf hin, dass ich keine juristische Ausbildung habe und keine juristische Beratung an dieser Stelle abgebe. Deshalb auch der nachfolgende Absatz:

Wichtiger Hinweis

Alle Formulare und Mustertexte müssen bitte unbedingt auf den Einzelfall hin geprüft und angepasst werden. In den letzten Jahren hat es keine Probleme gegeben. Eigentlich sichern sie ja auch eher die Rechte der Eigentümer, bei dem Fotos gemacht werden. Trotz alledem kann und werde ich keinerlei Haftung dafür übernehmen, dass die Empfehlungen in diesem Blogbeitrag den von Dir angedachten Anwendungsbereich geeignet und rechtssicher ist.

Die Texte dürfen zur Anwendung kopiert und verändert werden. Eine Verteilung an Dritte ist nur mit Verweis auf diesen Blogartikel und die Übernahme des Abschnitts "Wichtiger Hinweis" gestattet. 

Kommentare und Ergänzungen

Michael Heil vom E-Business-KompetenzZentrum für Planen und Bauen schreibt auf Facebook: 

" Lieber Thorsten,

Achtung! Ich denke Du solltest das besser nochmal prüfen lassen. Wenn Du nämlich auf gesetzlicher Grundlage, Art. 6 I lit. b) DS-GVO verarbeitest und holst dann die Einwilligung ein, hast Du dir den Rückgriff auf die gesetzliche Erlaubnis selbst abgeschnitten.

Es gibt keine alternative Rechtfertigung im Datenschutzrecht. Entweder arbeite ich auf gesetzlicher Basis oder auf Basis einer Einwilligung.

Beides gleichzeitig geht nicht.

Konkret: Kunde fragt wegen WDVS für die Frontfassade. Einwilligung wird eingeholt, Fotos gemacht, Angebot erstellt.

Soweit so gut, aber jetzt soll nach einem Wasserschaden zuerst der Hof gemacht werden. Jetzt muss der „Bald-Kunde“ bei deiner Version nochmals einwilligen. Gesondert und separat.

Hätte der Handwerker nicht gefragt, sondern nur informiert, dass personenbezogene Daten zur Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung des Auftrags verarbeitet werden, erhält der „Bald-Kunde“ nur einmal 'ne Info. Viel einfacher und besser. Die kann er sich zu Gemüte führen oder ignorieren.

Also besser nur informieren, nicht fragen!

Die Transparenzpflicht, hält dazu an, bei Beginn einer DV (Datenverarbeitung) die betroffenen Personen zu informieren, welche Daten zu welchem Zweck, womit und wie lange verarbeitet werden.

Also besser wäre beispielsweise ne „Standard-Datenschutzerklärung“ in den Bedingungen für die Angebotserstellung“ zu integrieren.

Also Kunde ruft an. Macht Termin für Besichtigung. Bekommt vorab eine E-Mail/Brief mit Terminbestätigung und mit Standard-Bedingungen für die Angebotserstellung und der Standard-Datenschutzerklärung zur Info. Fertig. „Der DSGVYo-Drops wäre in der Beziehung gelutscht“